Software für die Buchung von Laboren

Diese Seite beschreibt die Anforderungen an eine Software für die Buchung von Laboren und ähnlichen Ressourcen.

Und welche Software diese Anforderungen erfüllt.

Anforderungen

Die Software soll Wisssenschaftler unterstützen für ihre Studien Zeiträume zu finden, in denen alle benötigten Personen (Proband, Experimentator, Laborleiter) und Ressourcen (z.B. ein Raum, ein Kernspintomograph, ein portabler eye tracker) verfügbar sind.

Allgemeines

1. stabile, bewährte Web-Applikation, zukunftssicher (aktive Weiterentwicklung)
2. Schnittstellen, die die Anbindung anderer Programme (z.B. für die Rekrutierung von Probanden) ermöglichen
   1. exklusiven Raumzugriff für bestimmte Räume (labs)
3. Die EU DSGVO wird erfüllt
4. Die Software kann mehrere Arten von Ressourcen verwalten, ggfs. per Schnittstelle zu einem anderen Programm:
   1. die handelnden Personen: Proband, Experimentator, Laborleiter
   2. Räume, Labore, immobile Geräte (z.B. Kernspintomograph)
   3. mobile Geräte (z.B. eye tracker, Keyboard), die in verschiedenen Laboren eingesetzt werden können
   4. keine Limitierungen: #user, #rooms, #events
5. Zukunftssicherheit
6. Mehrsprachigkeit
7. Anbindung an LDAP/AD

8. OnPremises

Bedienung

1. intuitive Bedienung via Browser
   1. Office- / Groupwareanbindung
   2. Timeline Visualisierung
   3. Ansichten für verschiedene Zeiträume (Tag, Woche, Monat, Jahr)
2. Unterschiedliche Raumtypen: Conference Room, Lab,...
3. einfache Buchung einer Serie von Terminen (verschiedene Wiederholungsarten)
4. Workflows
   1. Die Software sucht einen Zeitraum, zu dem alle notwendigen Ressourcen verfügbar sind.
   2. Die Software zeigt einen Überblick über die Verfügbarkeit der Ressourcen, damit der Experimentator erkennen kann, welche Änderungen an den zeitlichen Rahmenbedingungen zum Erfolg führen.
5. Permissions
   1. Es existieren mind. 2 Hierachieebenen/Rollen: Experimentator, Laborleiter
   2. (Approval) Ein Laborleiter muss vor der endgültigen Buchung seine Zustimmung geben.
   3. Ein Laborleiter kann die Buchung eines Experimentators verändern.
   4. Es ist möglich, dass eine Person beide Rollen einnimmt.
6. Conflict Management
   1. Überbuchungen verhindern
   2. Ghost-Reservations verhindern (Report / Check-in)
   3. Zeitliche Konflikte mit Kalender erkennen
7. eMail Notifications, Reminder

Schnittstellen

Für die Interaktion mit möglicherweise bereits existierenden Datenbanken, die ebenfalls Ressourcen verwalten, existieren Schnittstellen. Z.B:

• Verknüpfung mit der Terminverwaltung einer Probandendatenbank
• Verknüpfung mit einer Software zur Verwaltung der Ausleihe von Geräten

Misc

1. Statistik/Reporting über Auslastung der Labore und Nutzung durch einzelne Gruppen bzw. Laborleiter
2. Ein Laborleiter kann entscheiden, welche Daten über die Labornutzung andere Laborleiter sehen können.

3. Anbindung Instituts-Services: Buchung mit VideoConference, Catering, etc.

Kandidaten

Liste zu evaluierender Kandidaten

• MRBS - "Meeting Room Booking System"

• Calpendo von Exprodo Software: "Our Intelligent Core Facility Management System"

• Classroombookings - The open-source room booking system for schools

• ecobook - Room & Resource Booking System

• Roomzilla
• Skedda

Anmerkungen, Anregungen

Anmerkungen, Anregungen, Verbesserungsvorschläge hinterlasse man bitte auf der Diskussionsseite