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Unterschiede zwischen den Revisionen 12 und 13
Revision 12 vom 2017-06-22 10:43:08
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Revision 13 vom 2017-06-22 10:47:29
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Konzept zur Realisierung eines papierlosen Büros
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Papierloses Büro

Konzept zur Realisierung eines papierlosen Büros

Architektur, Workflow

paperless.png

  • Die Scans werden in einem lokalen Verzeichnis (raw) gespeichert und im Archiv abgelegt.
    • Da dieser Schritt aufwändig ist, soll er bei Bedarf (z.B. höhere Auflösung, mehr Farben erforderlich) nicht wiederholt werden müssen, sondern man kann die Scans aus dem HSM holen.
  • Die Scans werden in ein anderes lokales Verzeichnis (work) kopiert, in dem folgende Bearbeitungsschritte erfolgen:
    • ggfs. Reduzierung der Auflösung und der Farben mit ImageMagick

    • Entfernung von Artefakten (Dreck)
    • Entfernung von leeren Seiten
    • OCR
    • Erzeugung von PDF/A
    • Indexierung
  • Die Dokumente (PDF/A) und ihr Index werden in ein ownCloud-Verzeichnis bei der GWDG (final) synchronisiert.
  • Man sucht und betrachtet die Dokumente per Web-Interface in "final". Bei Bedarf kann man sich einzelne Unterverzeichnisse auf einen lokalen Rechner synchronisieren.
  • inotify meldet einen neuen File und stößt nächsten Schritt an.

  • Für jede Nutzergruppe/Scanner (= ACL-Kombination) gibt es eine eigene Verarbeitungskette.
  • Die Zugriffsrechte werden mit den Bordmitteln von ownCloud geregelt.

Scannen

Einscannen mit Raspberry Pi, Ubuntu-PC und Scanner

Nachbearbeitung der Scans

  • unpaper (home) - Kommandozeilenprogramm zur Nachbearbeitung von fotokopierten/gescannten Bild- und Textvorlagen.

  • unpaper wird wohl nicht mehr weiterentwickelt, so dass imagemagick eine Alternative wäre, z.B. despeckle

OCR

Erkanntes in PDF integrieren

  • mit PDF/A-1a – Level A (Accessible) conformance: sowohl eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit als auch Abbildbarkeit von Text nach Unicode und inhaltliche Strukturierung des Dokuments, so dass es im Sinne der Barrierefreiheit von einem Screenreader vorgelesen werden kann.

  • OCRmyPDF - Kommandozeilenprogramm, um für eingescannte PDF-Dateien eine durchsuchbare Textebene zu erstellen. OCRmyPDF wandelt das PDF eines Scans in PDF/A und macht dabei u.a.: Geradeziehen, Säubern, OCR, PDF/A-Validierung. positiv getestet

siehe auch:

Wenn das PDF/A nicht dem Standard entspricht, wird es über kurz oder lang Probleme geben, die nur mit viel Arbeit zu beheben sind.

Erkanntes indexieren

Volltextsuche mit Recoll - Dieser Beitrag erläutert die Einrichtung bis zum Ausbau als Dokumentenzentrale im Netz mit Hilfe von Recoll WebUI

  • recoll verarbeitet im Netzwerk auch Anfragen über den Webbrowser.
  • indexiert (mit geeigneten Filtern): .pdf, .doc, .tar, .zip, .ps, .rtf, .tex, .txt, .html, ...
  • ggfs. 1x/h incrementelle Indexierung anstoßen

offene Fragen:

  • Index über alle finalen Ordner (Problem: Man kann finden, was man nicht lesen darf.) oder für jede Nutzergruppe einzeln. Problem: Man muss mehrmals suchen. Man sollte mit wenigen Nutzergruppen (Direktoren, Mitarbeiter) arbeiten, so dass diese wissen, wo sie suchen müssen bzw. ggfs. muss man nicht oft suchen.

Siehe auch

  • Paperwork ist ein in Python verfasstes Programm zur Digitalisierung, Indexierung und Archivierung von Dokumenten aller Art.

Offene Fragen

  • Scannen
    • Welche Scanner verwenden?
    • Mit wieviel dpi scannen? Soll zukunftssicher sein. Kann in einem nächsten Schritt heruntergereechnet werden.
    • Mit wieviel Farben scannen? Soll zukunftssicher sein. Kann in einem nächsten Schritt heruntergereechnet werden.
    • In welchem Format sollen diese Rohdaten archiviert werden?
    • Wie kann man einen RPi mit LCP-Display zur Steuerung des Scanners, der an einem Ubuntu-PC hängt, nutzen?

  • Post-Processing der Scans
    • Mit welchen Tools erledigt man am besten folgende Aufgaben im Processing:
      • Geraderücken
      • Ränder entfernen, wenn z.B. nur eine Visitenkarte eingescannt wurde
      • Falten, Dreck, Grauschleier entfernen

Anmerkungen, Anregungen

Anmerkungen, Anregungen, Verbesserungsvorschläge hinterlasse man bitte auf der Diskussionsseite

PaperlessOffice (zuletzt geändert am 2018-09-12 13:16:17 durch thenmarkus@cbs.mpg.de)