Anforderungen an eine Paperless-Office-Lösung

Im folgenden soll die Anforderungen an ein System definiert werden, so dass möglichst viele Nutzer sich mit einem papierlosen Büro anfreunden können.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätzliches

Die Bedienung soll durch nicht geschultes Personal möglich sein.
Die Lösung soll möglichst einfach aber doch zur Evernote konkurrenzfähig sein.
Um auf Clientseite plattformunabhägig zu sein, muss die Bedienung komplett über einen Browser erfolgen können.
Freie Software ist zu bevorzugen.

Die Digitalisierung der Papierstapel soll über mehrere Commodity-Scanner (z.B. Fujitsu ScanSnap iX500) erfolgen.
An einem solchen Scanner wird ein Papierstapel eingelegt. Ein Stapel ist ein Dokument.
Der Scan-Vorgang wird mit einem Knopfdruck am Scanner gestartet.
Jeder Scanner legt seine Ergebnisse (z.B. TIFFs) in einem eigenen Verzeichnis ab mit einem Namen, der sich aus dem Erfassungszeitraum ableitet.
Jedes Verzeichnis hat eigene Zugriffsrechte.
Vom Browser aus kann der Nutzer dem digitalisierten Dokument
- einen passenden Namen geben und es in ein anders Verzeichnis einsortieren,
- Schlüsselworte aus einem vordefinierten Vokalbular zuweisen, um eine Suche zu erleichtern.

Folgende Möglichkeiten sollen einem Nutzer via Browser angeboten werden:

Automatische Unterscheidung von 1- und 2-seitig bedruckten Papierstapeln
Automatische Vorverarbeitung des eingescannte Materials (z.B. Ränder abschneiden, Flecken, Spuren von Faltungen entfernen), so dass ein rel. kompaktes Bild (Rohmaterial) entsteht, was Vorteile bei der Archivierung und der Betrachtung des "digitalen Originals" hat.
OCR muss ohne Training und dokumentspezifische Eingriffe durch den Nutzer gute Ergebnisse liefern.
Als Endergebnis muss ein PDF/A-2? produziert werden.

Anmerkungen, Anregungen, Verbesserungsvorschläge hinterlasse man bitte auf der Diskussionsseite