Anforderungen an eine Paperless-Office-Lösung

Im folgenden sollen die Anforderungen an ein System definiert werden, so dass sich möglichst viele Nutzer mit einem papierlosen Büro anfreunden können.

Grundsätzliches

• Die Bedienung soll durch nicht geschultes Personal möglich sein.
• Die Lösung soll möglichst einfach aber doch zur Evernote konkurrenzfähig sein.
• Um auf Clientseite plattformunabhägig zu sein, muss die Bedienung komplett über einen Browser erfolgen können.
• Freie Software ist zu bevorzugen.

Workflow

Die Digitalisierung der Papierstapel soll über mehrere Commodity-Scanner (z.B. Fujitsu ScanSnap iX500) erfolgen.

• An einem solchen Scanner wird ein Papierstapel eingelegt. Ein Stapel ist ein Dokument.
• Der Scan-Vorgang wird mit einem Knopfdruck am Scanner gestartet.
• Jeder Scanner legt seine Ergebnisse (z.B. TIFFs) in einem eigenen Verzeichnis ab mit einem Namen, der sich aus dem Erfassungszeitraum ableitet.
• Jedes Verzeichnis hat eigene Zugriffsrechte.
• Vom Browser aus kann der Nutzer dem digitalisierten Dokument
  • einen passenden Namen geben und es in ein anders Verzeichnis einsortieren,
  • Schlüsselworte aus einem vordefinierten Vokalbular zuweisen, um eine Suche zu erleichtern.

Möglichkeiten der Nutzung

Folgende Möglichkeiten sollen einem Nutzer via Browser angeboten werden:

• Volltext-Suche, was OCR erfordert
• Suche an Hand von Schlüsselworten
• Definition von Zugriffsrechten auf Ordner und einzelne Dokumente
• Betrachtung eines digitalisierten Dokuments im Broswer
• Übernahme von Texten aus dieser Ansicht heraus (cut 'n paste)
• Download eines eingescannten Dokuments
• Eindeutige Referenzierung eines Dokumentes durch eine URL.

Misc

• Automatische Unterscheidung von 1- und 2-seitig bedruckten Papierstapeln
• Automatische Vorverarbeitung des eingescannte Materials (z.B. Ränder abschneiden, Flecken, Spuren von Faltungen entfernen), so dass ein rel. kompaktes Bild (Rohmaterial) entsteht, was Vorteile bei der Archivierung und der Betrachtung des "digitalen Originals" hat.
• OCR muss ohne Training und dokumentspezifische Eingriffe durch den Nutzer gute Ergebnisse liefern.
• Als Endergebnis muss ein PDF/A-2? produziert werden.

Anmerkungen, Anregungen

Anmerkungen, Anregungen, Verbesserungsvorschläge hinterlasse man bitte auf der Diskussionsseite